Notulen Bestuursvergadering Sc Aartswoud 20180214

 

Notulen Bestuursvergadering Sc Aartswoud 14-02-2018

Locatie:                Bij Joop, Poolster 158, Hoorn

Aanvang:            20.00 uur

Aanwezig:          Rob Bijpost, Marc Helder, Joop Brands, Herman van Bleisem, Klaas Vel, Marco Kroon, Michel Verweij (notulist).

 

Agendapunten:

1. Opening – Rob opent de vergadering om 20.10 u.
2. Notulen 23-06-2017 – geen opmerkingen
3. Actiepunten – Zie actiepuntenlijst.
4. Bijzondere agendapunten:

• Website – Er zijn nog een aantal wensen / aandachtspunten open.

o   Het tonen van foto-albums op de site,

o   Een separate, met wachtwoord beveiligde pagina voor het bestuur.

o   Enkele leden hebben op hun PC, laptop, tablet of mobiel nog wel problemen met het benaderen van onderdelen van de site. Michel zal een mail versturen waarin onze leden eventuele problemen kunnen noemen of laten oplossen op de vrijdagavond.

• Bijeenkomst voor West-Friese Schaakverenigingen

o   Meningen verschillen over nut een noodzaak om bijeen te komen.

o   Een algemeen thema is wel het aantrekken van jeugd voor het schaken. Marc geeft aan dat Chessity voor veel jeugdschakers een aantrekkelijk alternatief is voor een lidmaatschap van een schaakvereniging. Herman en Rob geven aan samen te willen uitwerken of en hoe weer leven kan worden ingeblazen in een jeugdafdeling.

o   Herman, Rob en Michel zullen naar de bijeenkomst gaan om te vernemen op welke wijze samenwerking is te realiseren en waar wij aan willen bijdragen. Michel zal de aanmelding regelen.

• Schaaktoernooi

o   Er zijn verschillende data gereserveerd bij het Huis van Egmond, en het huis van Egmond heeft aangegeven voor een redelijke prijs een diner te kunnen samenstellen. Enkele vraagstukken blijven nog wel over voor de werkgroep:

• Een geschikte datum gezien de grote hoeveelheid andere toernooien in juni, waaronder ook een “vierkampentoernooi”,
• Een geschikte formule. 1 vierkamp overdag met langzamere partijen wordt door Marc niet als aantrekkelijk ervaren.

5. Standaard agendapunten

• Lief & Leed:

o   We zouden dhr. Pomstra nog een boek geven van ons jubileum. Deze actie is nog niet nagekomen.

o   Er is nog geen nieuws of Romke weer naar onze vrijdagavonden wil komen, hoe het met hem gaat.

o   M.b.t. Cees van Woensel eveneens geen nieuws,

o   Met Yvonne Holscher gaat het goed.

• Van de Penningmeester

o   Joop geeft aan dat de Rabo Fietstocht verdwijnt. In de plaats daarvan komt er een clubkas campagne waarin leden kunnen stemmen. Tezamen met de mailing over de website zal uitleg worden gegeven aan onze clubleden hoe stemmen kunnen worden verkregen op onze vereniging door leden van de Rabobank zodat we alsnog sponsoring ontvangen.

o   Joop vraagt of niet alleen gezinsleden, maar ook jeugdleden van een hoofdlid korting krijgen. Dat wordt bevestigd.

o   Joop geeft verder aan dat de inning van de contributies goed loopt, en vraagt welke contributie voor Marcin Elias en Tobias Henriks te rekenen. Alleen de bondscontributie respectievelijk het volledige lidmaatschap is het antwoord.

o   Marc vraagt om te gaan met het inschrijfgeld voor het West-Fries kampioenschap. Besloten is dat vanaf het volgend seizoen de deelnemers zelf betalen.

• Van de Wedstrijdleider

o   Michel vraagt na of het zinvol is om in de mail m.b.t. de website en de Rabo-sponsoractie ook uit te vragen of leden al weten of ze volgend jaar mee willen doen met de NHSB (door de weeks) en / of KNSB (zaterdag) competitie. Marc geeft aan dat deze vraag al is gesteld met beperkte respons; maar wel waaruit blijkt dat Willem van de Akker ook op zaterdag wil spelen. Besloten wordt om in de mail voor de website en de rabosponsoractie hier nogmaals aan te refereren om een scherper beeld te krijgen.

o   Marc geeft aan dat er nog keuzes moeten gemaakt worden t.a.v. de prijzen voor de B, C en D categorie. Suggestie wordt gegeven voor schaakboeken oid.

o   Mededelingen: In de rapid-uitslagen heeft Jean-Paul Ory (met een mooi mat) van Hans Groot gewonnen en niet andersom. Klaas verwerkt dit in de stand.

o   1 juni wordt vastgesteld als laatste schaakavond van het seizoen. Rapid avonden op 23 maart en 25 mei. Op Koningsdag wordt gewoon geschaakt.

o   Op 10 maart speelt het 1e en het 2e thuis op zaterdag. Wout Waagmeester komt op 9 maart langs om te kijken / spelen.

o   21 april is de laatste rond extern voor de promotieklasse. Alle wedstrijden worden dan gespeeld bij het Clusius College.

• Van de Secretaris:

o   Michel geeft aan als secretaris het boek te hebben ontvangen van het ministerie van Sport over “Misbruik in de Sport”. Hier wordt geen verdere opvolging aan gegeven.

• Rondvraag:

o   Herman informeert of het mogelijk is een eigen schaakboekje uit te geven. Misschien een suggestie om te delen in de bijeenkomst voor West-Friese schaakverenigingen.

o   Joop geeft aan liever niet met computer tegen Soes te spelen. Afgelopen keer kreeg hij in tijdnood pop-ups waardoor zijn goede stand verloren ging. Lost van het resultaat (en zelfs de pop-ups) is vooral het schaken tegen de computer niet zijn hobby. Marc honoreert dit verzoek nog niet.

o   Klaas geeft aan dat hij vanwege zijn gezondheid erover nadenkt om zijn bestuursfunctie voor volgend jaar op te geven. Ook het schaken zelf valt hem zwaar. Voor het instellen van de laptop voor het schaken tegen Soes moet nog een opvolger worden gevonden. Klaas denkt erover dit met Rowan op te pakken.

 

Actiepunten

Actie	Aangemaakt	Onderwerp	Door	Status	Datum    Gereed
4	08-02-2017	Onderzoeken aanschaf digitale klok voor Rob Ursem Hiervoor wordt navraag gedaan bij de “blindenbond” en bij “Jan”, de vader van Peter Ursem, maar ook voor subsidiemogelijkheden.	Rob	Gereed	z.s.m.
4a	14-02-2018	Onderzoeken of er een duidelijke handleiding voor het gebruik van de  digitale klok voor Rob Ursem kan worden gemaakt door Pascal. Rob bewaakt dit.	Rob	Nieuw	z.s.m.
6	08-02-2017	Pascal gaat verder met het ontwerpen van onze nieuwe website en het implementeren van de daarvoor gemaakte afspraken. Er zijn afspraken met Klaas gemaakt over invoering Sevilla en borging, het nader bekijken van het Strato contract en de hosting van WordPress	Pascal   Klaas-Pascal -Michel	Gereed	z.s.m.   z.s.m.
6a	08-02-2017	Communicatie naar de leden met betrekking tot ·         het kunnen plaatsen van stukjes op de website, ·         de beschikbaarheid van de website op tablets, pc’s en mobiele telefoons. Achterstallige updates op het systeem van de gebruikers kan het probleem zijn wat mogelijk op de schaakvereniging kan worden verholpen. ·         de Rabo clubsponsoractie ·         Enquete deelname aan de zaterdagcompetitie 2019.	Michel           Input Joop Input Marc	Nieuw	z.s.m.   z.s.m.
7	23-6-2017	Ingraveren van de prijzen voorafgaand aan de ALV en ophalen herinneringsmedaille	Marco	Gereed	14-02-2018
8	23-6-2017	bestuurstaken naar Michel mailen. Met de mondelinge toelichting van Marco en ontvangen input van Herman, Klaas, Joop en Marc is alleen de input van Rob nog nodig om dit actiepunt en actiepunt 9 te kunnen afronden.	Rob	Open MK: L&L & ingraveren.	as BV
9	23-6-2017	Integreren bestuurstaken tot totaaloverzicht.	Michel	Open	as BV
10	23-6-2017	Navragen bij Jan Stapel of de Jubileumboeken waar we nog over zouden moeten beschikken bij hem liggen. Jan is nog zoekende.	Herman	Open	as BV
11	23-6-2017	Enquête uitsturen voor opzet van een SC Aartswoud toernooi	Michel	Gereed	z.s.m.
12	23-6-2017	Website: foto-albums plaatsen / plaatsbaar maken, separate bestuurssite, kostenstructuur bij Strato nagaan	Michel	Open	z.s.m.
13	23-6-2017	Gebruikershandleidingen maken per rol voor de website en gebruikers aanmaken.	Michel	Gereed	z.s.m.
14	23-6-2017	stukje te schrijven over de oude website	Klaas	Gereed	as BV
15	23-6-2017	Contact opnemen met nhsb voor bestuursgegevens op nhsb site, eventueel met separaat mailadres secretaris@scaartswoud.nl. Sindsdien is na het verhuizen van Joop nog de OLA daar op aan te passen (en als mogelijk het adres van SC Aartswoud op Google).	Michel	Open.	z.s.m.
16	23-6-2017	Sponsorcontracten bestendigen bloemen (RvP), Algemeen (JS), Max Euwe fonds (HvB), Schilder JC Kooij (dankzij Klaas Vel’s bijdrage aan de website van de schaatsvereniging).	Joop	Open	as BV
17	23-6-2017	Bevestiging nieuwe leden doorsturen naar Michel met adresgegevens.	Marc	Gereed	01-09-2017
18	23-6-2017	Schaakagenda (wijziging speeldata) opstellen voor ALV (en meesturen met enquete)	Marc / Michel	Gereed	Zsm
19	23-6-2017	Inbreng ALV Penningmeester mailen naar Michel Voorstel jeugd-bevorderende maatregelen naar Michel	Joop / Michel Marc / Michel	Gereed	uiterlijk 18-08
20	23-6-2017	Upgraden laptops (Windows / Playchess)	Klaas	Gereed	08-09-2017
21	14-2-2018	Resterende punten website: ·         Het tonen van foto-albums op de site, ·         Een met wachtwoord beveiligde pagina voor het bestuur.	Michel	Open	z.s.m.
22	14-2-2018	Participeren aan het West-Fries Schaakoverleg	Michel, Rob, Herman	Open	21-02-2018
23	14-2-2018	Uitwerken hoe leven kan worden ingeblazen in een jeugdafdeling.	Herman, Rob	Open	z.s.m.
24	14-2-2018	Dhr. Pomstra nog een jubileumboek bezorgen		Open	21-02-2018
25	14-2-2018	Bijwerken stand rapid competitie – Jean Paul Ory – Hand Groot	Klaas	Open	Volgende rapidronde
26	14-2-2018	Vinden Back-up voor instellen laptop voor schaken tegen Soes.	Klaas	Open	z.s.m.