Notulen Bestuursvergadering Sc Aartswoud 12-12-2018

Locatie:                Bij Marco, Kerkweg 6, Heerhugowaard

Aanvang:            20.00 uur

Aanwezig:          Rob Bijpost, Marc Helder, Herman van Bleisem, Klaas Vel, Marco Kroon, Michel Verweij (notulist), speciale gast: Jessica Stratmann-Koning

Verhinderd:       Joop Brands

Agendapunten:

  1. Opening: Rob opent de vergadering om 20.14. Joop is verontschuldigd.
  2. Notulen Bestuursvergadering Sc Aartswoud 06-07-2018 worden zonder wijzigingen vastgesteld.
  3. Actiepunten – Zie actiepuntenlijst.
  4. Bijzondere agendapunten:
    1. Jeugd
      1. Jeugd is goed van start gegaan, van de jeugdsportpas blijven drie kinderen. We hebben nu officieel 10 jeugdleden (Robin, Niels, Rosa, Julia, Sophia, Alexia, Max, Isa, Duuk, Quintin). Het streven wordt om (passend bij het aantal trainers) ca 14 jeugdleden aan te trekken; de beoogde 20 wordt wel erg veel. Duuk vertrekt in februari (verhuizing). Robin, Niels en Rosa zijn bijzonder enthousiast en gaan zondag aan hun eerste toernooi meedoen in Beverwijk. Isa heeft haar oma schaken geleerd.
      1. Jeugdleden hebben toegang online tot chesskid.com.
      1. Bestuursleden (namens de seniorleden) ervaren het plezier van de jeugd in het (serieus) schaken. De aanwezigheid van de jeugd op dit tijdstip is voor de leden geen enkel probleem.
      1. Jeugdleden hoeven geen toegang tot de website om stukjes te plaatsen
      1. Na discussie is besloten om jeugdtrainers niet te betalen.
      1. Er wordt een jeugdtoernooi georganiseerd om kinderen uit de regio Hoogwoud kennis te laten maken met het schaken. Voor beginnende schakers en nog niet eens begonnen schakers. Hierop wordt akkoord gegeven. Beoogde datum is vrijdag(middag) 8 februari.
      1. Ideeën voor promotie: Jaarmarkt, jeugdsportcultuurpas, clinics op scholen, poster op scholen, de nationale sportweek in september.
      1. Contributie is vastgesteld op
        1. 60 euro per jaar,
        1. voor het huidige (halve) jaar 30 euro en 25 euro voor volgend gezinslid
        1. Daarnaast hadden we een actie 50% korting bij vriendje vriendinnetje.
      1. Jessica bepaalt in grote mate zelf wanneer de allerjongste leden pas lid worden en (NHSB-)contributie-plichtig zijn. Zo wordt Alexia nog geen lid.
      1. Voor de website willen we de jeugdstukjes kunnen taggen om ze makkelijk te kunnen onderscheiden.
      1. Voor TATA zijn er seniorleiders als back-up nodig omdat jeugdleiders niet vooraf met zekerheid kunnen zeggen of ze er dan zijn.
      1. Respect voor alle effort en bereikte resultaten.
    1. Evaluatie Stormschaaktoernooi
      1. Het verslag verslaat goed hoe het toernooi is ervaren, de goede en te verbeteren punten. Overall kijken we terug op een geslaagd toernooi waarbij de sponsoren hebben aangegeven ook voor continuïteit te willen zorgen.
      1. Ook Louis heeft het toernooi als zeer gezellig ervaren. Enige door Louis ervaren minpuntje is dat verschillende mensen hun eigen brood en drinken meenemen. In aankondiging zullen we de faciliteiten van Louis meer promoten.
      1. Financieel hebben we bijna quite gespeeld, maar zijn er ook prijzen over voor het kerst-schaaktoernooi.
    1. Westfriese Samenwerking
      1. De samenstelling van de werkgroep is na het vertrek van Arjen Vriend niet uitgebreid. Wel kunnen (kleinere) acties worden belegd bij de betrokken afgevaardigden van de vereniging. Michel licht verder toe dat initiatieven open staan voor verenigingen om wel of niet aan deel te nemen. Daarom zouden we het niet als een probleem zien als alleen Aartswoud en Caïssa aan sommige initiatieven deel nemen. 2 initiatieven zijn uitgelicht waar wij aan willen bijdragen:
        1. West-friesland cup. We zullen altijd wel enkele leden uit onze vereniging kunnen vinden om deel te nemen.
        1. Trainingen. Door beginnende schakers van verschillende verenigingen bijeen te brengen kan een klas geformeerd worden en lessen worden georganiseerd. Meegegeven wordt de verwachting om de training op 1 vaste locatie te organiseren.
    1. Indelen
      1. Naast de problemen die Marc en Michel met elkaar hebben gedeeld en de uitwerking daarvan, is ook aangegeven dat het wenselijk is om:
        1. Eventuele andere indelers aan te geven wat de afspraken met de leden zijn en om tijdig aan te geven als invallen nodig is.
        1. Een telefoonlijst van de leden op de vereniging paraat te hebben.
        1. Een handleiding voor het indelen in Sevilla.
      1. Verder wordt verwacht dat de aanloopproblemen voorbij zijn en is Michel aanspreekpunt om eventuele problemen te coördineren.
      1. Als verboden partijen wordt vastgesteld dat:
        1. Soes nooit speelt tegen Willem Bakker
        1. Soes niet online speelt tegen Willem Bakker, Klaas Langedijk, Piet Zonneveld, Rob Ursem, Jan Kuin.
        1. Donald Duck speelt maximaal 1 keer per jaar tegen één van ons, zodat de tegenstander van Donald Duck wordt opgevoerd als verboden partij.
        1. Ook Soes kan in principe tegen Donald Duck. (Zoals bij iedereen is spelen tegen Donald Duck geen verplichting).
    1. Communicatie in het bestuur
      1. Over de communicatie in het bestuur wordt verschillend gedacht. Doordat de tijdstippen waarop we beschikbaar zijn voor directe communicatie is email een veelgebruikt medium. Waar sommigen ervoor pleiten om soms ook andere media te kiezen en in geval van het gebruik van email selectief de doelgroep te bepalen vinden anderen email een goed medium om het gehele bestuur altijd te informeren. Unaniem verwachten we een reactie op de email van hen die dit aan gaat, terwijl anderen alleen hoeven te reageren als zij met hun mening het onderwerp willen beïnvloeden.
    1. Rob vraagt na hoe het halen en brengen van Klaas Langedijk loopt. Dat loopt goed.
    1. Verslagen externe competitie
      1. Het plaatsen van verslagen op de site blijft erg achter. Bereidheid van de teamleiders en / of leden om input te leveren of een stukje te schrijven valt tegen. Enige devies is hopen dat het beter gaat.
    1. Website
      1. De website ziet er steeds beter uit. Wel zijn er nog een aantal verzoeken waarvoor Rob in kleiner comité even bijeen wil zitten. Onderwerpen zijn in elk geval het plaatsen van foto’s, een onderdeel van de geschiedenis / het archief, iets met een webshop (?) en het administreren van de stand voor de bondsbeker. Marc herhaalt de afspraken voor het berekenen van de bondsbekerresultaten: Iedere partij telt mee – behalve als je invalt – dan telt het resultaat alleen als het bijdraagt voor jouw score. Er geldt daarnaast een minimum van 4 gespeelde partijen.
    1. Opvang nieuwe leden
      1. Omdat onze vereniging nauwelijks slechtere schakers kent, moeten we nieuwe beginnende schakers goed opvangen. Klaas zal nog een lijstje beschikbaar hebben hoe we nieuwe leden verwelkomen en betrekken bij de vereniging. Herman zal bij Klaas het lijstje nagaan. Rob Bijpost heeft met Rob Koster al gesproken. Verder is er alvast een aanmoedigingsprijs voor bij het kersttoernooi voor Rob Koster. Ook wordt gedacht aan het geven van een stappenboekje.
    1. Overige puntjes:
      1. Facebook –De meeste leden doen niets met Facebook, maar hebben evenmin bezwaar dat Jessica het facebook account van de vereniging onderhoudt. Het is een geschikt medium om te communiceren met de jeugd en om ons Stormschaaktoernooi te promoten.
      1. Jessica heeft de optie om haar reiskosten naar de bijeenkomst van de KNSB te declareren. Zij besluit (tot nog toe) dat zelf te sponsoren. Wel geeft Michel aan dat het goed blijft dit door te geven aan de penningmeester zodat inzicht blijft in benodigde budgetten. Dit geldt ook voor andere “anonieme sponsoren”.
      1. Een Verklaring Omtrent het Gedrag is nodig voor de jeugdbegeleiders. Jessica gaat dit na en vraagt dit aan.
      1. Het verslag van de Algemene Leden Vergadering wordt goedgekeurd. Wel zijn er nog 2 spelfouten ter verbetering: De vierkamp – Texel.
      1. De NHSB bijeenkomst was op 28-11. Zowel Rob als Michel hebben geen uitnodiging hiervoor ontvangen. Ozden is gevraagd wat hier fout gegaan is om te borgen dat we de volgende vergadering weer netjes worden uitgenodigd.
      1. De bij de ALV uitgereikte herinneringsmedailles betroffen niet de spelers van het seizoen 2016-2017, maar van 2017-2018 waardoor nieuwe medailles moeten worden aangeschaft.
  5. Standaard agendapunten
    1. Lief en leed: Cees van Woensel heeft bedankt als lid.
    1. Van de Penningmeester – Joop stuurt een overzicht betreffende de financiën na.
    1. Van de Wedstijdleider – Geen verdere info
    1. Van de Secretaris: Er zijn een aantal toernooien de komende periode om de leden over te informeren. Marc (of Michel) zal daartoe een mail doen uitgaan.
    1. Jeugd: Boven behandeld.

Actiepunten

Actie Aangemaakt Onderwerp Door Status Datum    Gereed
4a 14-02-2018 Onderzoeken of er een duidelijke handleiding voor het gebruik van de  digitale klok voor Rob Ursem kan worden gemaakt door Pascal. Rob bewaakt dit. Upd: 12-12: Toine en Rowan kunnen de klok instellen maar behoefte om de klad beschrijving helder uit te werken blijft. Rob Heropend z.s.m.
6b 6-7-2018 Berichtje op de website plaatsen voor “hulp bij plaatsen bericht op de website” Michel Open z.s.m.
8 23-6-2017 bestuurstaken naar Michel mailen. Met de mondelinge toelichting van Marco en ontvangen input van Herman, Klaas, Joop en Marc is alleen de input van Rob nog nodig om dit actiepunt en actiepunt 9 te kunnen afronden. Rob Gereed as BV
10 23-6-2017 Navragen bij Jan Stapel of de Jubileumboeken waar we nog over zouden moeten beschikken bij hem liggen. Jan is nog zoekende. Update 6-7-2018: Jan is nog steeds  zoekende op zijn zolder… Upd: 12-12-2018: Gevonden en afgehandeld. Ook Rob Koster heeft het jubileumboek ontvangen en Bob Klein krijgt deze als hij terug is. Herman Gereed. as BV
12 23-6-2017 Website: foto-albums plaatsen / plaatsbaar maken, Update 6-7-2018: separate bestuurssite (gereed – Via de link http://scaartswoud.nl/bestuursvergadering/ is een site beschikbaar voor alleen het bestuur; niet bereikbaar via het menu en beveiligd met een wachtwoord). kostenstructuur bij Strato nagaan (gereed) Nieuw gecommuniceerde wens: Oude kampioenen en contactpagina. Michel Open z.s.m.
15a 6-7-2018 Omgang met email adressen secretaris@scaartswoud.nl etc. uitzoeken en communiceren. Michel Gereed  
16 23-6-2017 Sponsorcontracten bestendigen bloemen (RvP), Algemeen (JS), Max Euwe fonds (HvB), Schilder JC Kooij (dankzij Klaas Vel’s bijdrage aan de website van de schaatsvereniging). Joop Open as BV
24 14-2-2018 Dhr. Pomstra nog een jubileumboek bezorgen Upd. 12-12-2018: Nu de jubileumboeken zijn teruggevonden: Michel zal proberen de contactgegevens van dhr Pomstra in OLA terug te vinden. Herman Open 21-02-2018
26 14-2-2018 Vinden Back-up voor instellen laptop voor schaken tegen Soes. Voorstel is om over te stappen op Lichess. Lichess heeft o.a. als voordeel dat in de browser wordt geschaakt waardoor kan worden overgestapt op een andere (indelings)laptop / tablet of mobiel zodat afhankelijkheid van de Windows 10 laptop en zijn updates kan worden verkleind. Accounts hiervoor zijn al eerder aangemaakt.   Marc zal contact opnemen met Soes voor deze besluitvorming. Michel zal contact opnemen met Soes voor de technische inrichting. Klaas à Michel Gereed z.s.m.
26a 12-12-2018 Handleiding maken voor het updaten van de laptops zodat dit op de vrijdagavond – voorafgaand aan de jeugd – kan worden opgestart. Michel Nieuw  
27 6-7-2018 Klaas doneert zijn laptop waarop de indeling werd gemaakt aan de club. Daarmee zijn direct ook de huidige instellingen van Sevilla verkregen. Michel maakt met David een afspraak met Klaas om bekend te worden met de huidige instellingen (inclusief herwaardering). Klaas wordt bedankt voor deze gift. Michel Gereed Voor aanvang nieuwe seizoen.
28 6-7-2018 Nagaan mogelijkheden voor subsidies voor het jeugdplan. Upd 12-12-2018: Veel is al bekend (gemeente, sportpas, KNSB), maar het is goed nog andere mogelijkheden te inventariseren en verkennen waartoe dit actiepunt nog wordt aangehouden. Joop Open  
29 6-7-2018 Stukje plaatsen op onze website (Jessica (& Michel als nodig)) en voor in het krantje (Jessica & Rob) voor het jeugdplan Jessica (&Michel & Rob als nodig) Gereed  
30 6-7-2018 Mailing naar onze leden voor het jeugdplan Jessica & Michel Gereed z.s.m.
31 6-7-2018 Berichtgeving voor afmelding bij Michel / David komend seizoen Michel Gereed  
32 6-7-2018 Langs gaan bij Wouter Laan vanuit Lief en Leed Upd: Rob en Marco hebben geprobeerd Wouter te contacten, maar dat is nog niet gelukt. Michel zal dit ook nog proberen. Marco / Rob / Michel. Open  
33 6-7-2018 Voorstellen van het bestuur schrijven voor ALV: Spelen tegen Donald Duck bij onevenEen aangepast tempo voor het spelen tegen Klaas   Jessica Michel Gereed Voor 16-8-2018
34 6-7-2018 Leveren input ALV: Het jeugdplanFlyer vierkampentoernooiVerkiezing BestuurVerkiezing kascommissieFinancieel verslagNotulen vergadering 2017   Herman / Jessica Jessica Michel Michel Joop Michel Gereed. Voor 16-8-2018
35 12-12-2018 jeugdtoernooi organiseren om kinderen uit de regio Hoogwoud kennis te laten maken met schaken. Jessica Nieuw 08-02-2019
36 12-12-2018 Ideeën voor promotie: Jaarmarkt, jeugdsportcultuurpas, clinics op scholen, poster op scholen, de nationale sportweek in september Jessica Nieuw  
37 12-12-2018 Jeugdstukjes op de website kunnen taggen om ze te kunnen onderscheiden. Michel Nieuw  
38 12-12-2018 Vinden senior-lid als back-up voor Jessica tijdens het TATA toernooi. Jessica Nieuw 11-01-2019
39 12-12-2018 Voor de West-Friese samenwerking overbrengen dat wij willen bijdragen aan de West-friesland cup en trainingen voor beginnende schakers. Michel Nieuw  
40 12-12-2018 Voor het indelen: Afspraken met de leden op papier zetteneen telefoonlijst van de leden op de vereniging houdeneen handleiding leveren voor het indelen in Sevilla. Michel Nieuw  
41 12-12-2018 Wensen rondom de website delen (het plaatsen van foto’s, een onderdeel van de geschiedenis / het archief, iets met een webshop (?) en administratie van de stand voor de bondsbeker) Rob Nieuw  
42 12-12-2018 Bij Klaas het lijstje voor opvang nieuwe leden nagaan. Herman Nieuw  
43 12-12-2018 Verklaring Omtrent het Gedrag aanvragen. Jessica Nieuw  
44 12-12-2018 Nieuwe herinneringsmedailles voor seizoen 2016-2017. Marco Nieuw  
45 12-12-2018 Cees van Woensel afmelden. Michel Nieuw  
46 12-12-2018 Overzicht betreffende de stand van de financiën nasturen. Joop Nieuw  
47 12-12-2018 leden informeren over de toernooien voor de komende periode. Marc / Michel Nieuw